Hvordan definerer du et projekt?

Én definition beskriver projekter som en unik opgave, med specifikt formål, eget budget, egen organisation og tidsbegrænset, men i bund og grund kan alt jo i princippet karakteriseres efter disse 5 elementer. En anden definition tager udgangspunkt i at projekter er komplekse, har karakter af udvikling, er flerfaglige, tværorganisatoriske, omfangsrige og betydningsfulde.

Selv skelner jeg mellem Drift og Udvikling og selv dette er ikke 100% adskilleligt. Så hvordan definerer I, hvornår noget er et projekt og hvornår det er almindelige hverdagsopgaver?

Nogle tager udgangspunkt i at alt er et projekt andre at projekter er noget helt særligt og unikt og derfor en sjældenhed. Midt imellem disse yderpunkter er den store mængde som kan have en mere vag definition og har svært ved at tage stilling til det ene eller det andet. Jeg er også stødt på begreber som Engangsprægede fornyelsesprojekter og Gentagelsesprægede produktionsprojekter.

Jeg skelner ved at definere Drift som den optimale metode til frembringelse af produkter og ydelser, det udsagn vil sikkert give panderynker hos nogle læsere, men det jeg mener er at hvis du kan definere og beskrive processen der frembringer produktet således at du gør det samme hver gang, med konstant fokus på at skabe forbedringer af processen vil du være mest mulig effektiv på det pågældende produkt eller ydelse. Min pointe er at så meget som muligt skal ligge i Driftsorganisationen for at skabe en effektiv og omkostningsbevist organisation, det være sig massefremstilling af komponenter, Mass Customization, moduler, service af maskiner, bogholderi eller salg af et produkt. Ved at strukturere denne del mest mulig bliver man en mester i netop denne proces og kan levere den definerede kvalitet indenfor et bestemt tidsvindue og med velafklarede ressourcer.

Nogle argumenter imod dette er blandt andet ”jamen vores kunder er unikke” eller ”vi har behov for at udvikle nye produkter” og det er naturligvis korrekt og i den forbindelse kan projektledelse komme ind i billedet, men det udelukker ikke at mange processer er gentagelser af tidligere kendte processer. Nogle er erfaringsbaserede og ligger på rygraden andre kræver at man beskriver processen, der skal uddannes kollegaer eller følges op på om processen følges korrekt.

Hvorfor må alting ikke hedde et projekt? Det må det selvfølgelig gerne, men man skal blot gøre op med sig selv hvad et projekt indebærer – Hvem bidrager til eller har nytte af projektet, hvilke udfordringer kan opstå, hvordan kommunikeres projektet, hvad er tidsplanen, hvem skal informeres om status, hvem gennemfører, hvad fik modtageren ud af produktet og hvad fik organisationen ud af projektet. Det er et udpluk af de mange spørgsmål som søges belyst i et projekt – og som ansvarlig leder bør man spørge sig selv ”Er det virkelig nødvendigt at stille de spørgsmål hver gang en given opgave udføres?”. Projektledelse har en tendens til at komplicere billedet af den opgave der skal udføres og derfor kan veldefinerede processer ofte vise sig mere effektive.

Jo flere af disse spørgsmål der på forhånd kan være besvaret, jo mindre er behovet for projektledelse og hvis man kender produktet på forhånd, kan det være beskrevet i instruktioner således at de enkelte fagpersoner kan udføre deres del uden at der skal stables en speciel organisation på benene til denne opgave.

Så tilbage til mit indledende spørgsmål – hvordan definerer du et projekt?


Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *