Reducer frustrationer ved at opnå den bedste viden, før det går galt

Rød linje = ”Vi skal bare i gang nu, vi ved jo godt hvad det går ud på” – men ofte, er det uden den nødvendige forventningsafstemning. Blå linje = Ja, vi bruger lidt mere tid og ressourcer i begyndelsen på at sikre forventningsafstemning, men resultatet bliver i sidste ende bedre, da vi lever op til kundens egentlige behov

Viden er essensen i ethvert godt projekt. Succesfulde projektorganisationer, som fx Vejdirektoratet har implementeret struktureret videndeling og læring fra tidligere projekter og derved kan man blandt andet oplære nye projektdeltagere i at drive succesfulde projekter.

Når du får tildelt et projekt, skal du som projektleder sikre overensstemmelse med forskellige nøgleinteressenter, fx projektejer og modtager – I skal opnå konsensus om projektets Effekt på den lange og mellemlange bane, hvad er det I vil opnå med projektets resultat?

  • Er det en procesforbedring skal I sikre jer at I er enige om målet for processen efter forbedringen
  • Er det en maskine til en kunde, skal I sikre jer at kundens forventninger stemmer overens med jeres tekniske kunnen

Alt for ofte har jeg set at modtager bliver skuffet over tid, fordi Effekten blev en anden end modtageren havde forventet.

Den klassiske illustration af forventningsafstemning

Når Effekten på lang og mellemlang sigte er fastlagt, skal der anden viden på bordet. Du skal samle de ”tekniske nørder” – du ved – dem som kender alt til den teknik, som skal bruges.

  • Fx ham der ved alt om termodynamik og lade ham fortælle hvad der virker til denne maskine
  • Eller hende som ved alt om hvordan man forbedrer en proces

Denne viden kan bruges til at få projektdeltagerne ledt i den rigtige retning.

Saml projektdeltagerne og få viden om hvordan man udvikler processen eller maskinen således at man opnår det bedst mulige udgangspunkt for det endelige resultat og tænk hele projektet igennem fra start til aflevering og efterfølgende drift.

Alt dette og mere til ligger i begrebet Frontloading og skal give dig som projektleder de bedste kort på hånden, inden du investerer dyre timer i projektet. I planlægnings- og konceptfasen, koster det ikke nær så meget at lave ændringer, som det vil gøre når først I har ”sat spaden i jorden” – da kan det komme til at koste spidsen af en jetjager.

Jeg fandt for nogle år siden dette vidunderlige citat på internettet: ”Det er underligt at vi sjældent har tid til at tænke os om inden vi begynder et projekt, men vi har altid tid, til at rette fejlene senere”.

Andre emner der skal undersøges tidligt i projektet (Før I sætter spaden i jorden) er risici, planer og budgetter. Indhent projektdeltagernes og nøgleinteressenternes viden samt indspark til hvilke risici de erfaringsmæssigt ser i projektet, hvordan forholder de sig til projektets tidsplan og budgetter.

Dette kræver at rammen er sat rigtigt, dvs. de kan kun bidrage hvis de ved hvad der skal laves. Fx kan Indkøb kun bidrage med tidsplaner hvis de har en nogenlunde ide om hvad der skal indkøbes. Vurdering af risici, planer og budgetter er en iterativ proces, dvs. den skal foretages adskillige gange i de indledende faser. Fordi projektet hele tiden udvikler sig, vil ændringer uvægerligt opstå og derved skal risikohåndtering, planer og budgetter justeres.

Dwight D. Eisenhower udtalte engang: Plans are worthless, but planning is everything. Med det, mente han, at når en plan er lagt er den allerede forældet, fordi der konstant opstår ændringer, men den proces man har været igennem som projektgruppe er meget værdifuld, fordi processen medfører mange forskellige vinkler på problemstillingen.

Pas dog på med at planlægge i en uendelighed – det er umuligt at planlægge alt – men synliggør de væsentligste pointer og håndter disse – og kom så i gang med projektet.

God fornøjelse med dit næste projekt

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *